Zunächst erscheint beim Start des Kalenders eine Übersicht von anstehenden Terminen. Maßgeblich ist hierbei, ob der eingestellte Erinnerungs-Abstand (global in den Einstellungen oder individuell je Ereignis) erreicht ist.
Dazu ein paar Beispiele:
- Bei Beginn: Es erscheint erst eine Erinnerung, wenn das Ereignis beginnt. Für Ereignisse mit Uhrzeit muss die Uhrzeit erreicht sein (oder später). Für Ereignisse ohne Uhrzeit muss derselbe Tag erreicht sein.
- 5 Stunden vorher: Es erscheint erst eine Erinnerung 5 Stunden vor Beginn des Ereignisses (oder kürzer). Für Ereignisse ohne Uhrzeit gilt 0 Uhr implizit als Uhrzeit. Also beginnt die Erinnerung in diesem Beispiel ab 19 Uhr am Vortag.
- 3 Tage vorher: Es erscheint erst eine Erinnerung 3 Tage vor Beginn des Ereignisses (oder kürzer). Die Uhrzeit des Ereignisses ist hierbei nicht relevant.
In jedem Fall wird immer an abgelaufene Ereignisse erinnert. Ein Ereignis gilt als abgelaufen, wenn das Datum in der Vergangenheit liegt und das Ereignis (durch Regelmäßigkeiten) auch in Zukunft nicht wiederkehren wird. Der Benutzer wird also stets dazu animiert, abgelaufene Ereignisse zu behandeln (z.B. löschen oder verschieben).
Im Fenster der anstehenden Termin können über das Kontext-Menü (rechte Maustaste über dem jeweiligen Ereignis) die Ereignis-Optionen aufgerufen werden:
- Ereignis bearbeiten (nicht für Feiertage)
- Ereignis löschen (bei Feiertage gelangt man hier in die Einstellungen für die Feiertage)
- Ereignis exportieren (als XML oder als iCal zum Import in andere Programme)
- Erinnerung an dieses Ereignis aufrufen (siehe unten)
- Dateianhang oder Notizen öffnen (nur wenn vorhanden)
Das Fenster der anstehenden Termine kann man jederzeit wieder über die Einstellungen aufrufen oder durch Beenden und Neustarten des Kalenders.
Neben der initialen Erinnerung an anstehende Termine, gibt es Erinnerungs-Fenster für einzelne Ereignisse. Falls beim Start des Kalenders nur ein Ereignis ansteht, erscheint ein individuelles Erinnerungs-Fenster. Alternativ kann das Fenster über das Kontextmenü (rechte Maustaste) von Ereignissen aufgerufen werden.
Das individuelle Erinnerungs-Fenster zeigt alle Informationen zu einem Ereignis an und bietet die Möglichkeit einen Wecker zu stellen, sodass das Erinnerungs-Fenster nach einer bestimmten Zeit erneut erscheint. Hier gibt es folgende Möglichkeiten:
- Erinnerung nach Zeitspanne: Das Erinnerungs-Fenster erscheint nach der angegeben Zeitdauer erneut (z.B. nach 30 Minuten). Falls das Ereignis eine Uhrzeit hat, die in der Zukunft liegt, so gibt es stattdessen die Option:
- Erinnerung vor Beginn: Das Erinnerungs-Fenster erscheint nach der angegeben Zeitdauer vor Beginn des Ereignisses erneut (z.B. nach 10 Minuten vor Beginn).
- Erinnerung zu Uhrzeit: Das Erinnerungs-Fenster erscheint zur angegebenen Uhrzeit erneut (z.B. 18:30 Uhr).
Im rechten Teil der Menüleiste des Fensters (oben) können ebenfalls die Ereignis-Optionen aufgerufen werden.
Beide Arten von Erinnerungs-Fenstern erscheinen standardmäßig zusammen mit einer Erinnerungs-Melodie. Diese Melodie kann über die Einstellungen geändert oder deaktiviert werden.